Se você é dono de um negócio, ou trabalha com a internet há alguns anos, certamente já ouviu falar de certificado digital. Há algum tempo, essa é uma das ferramentas mais importantes para qualquer tipo de operação digital do mundo dos negócios. Contadores, médicos, advogados, prestadores de serviço… todos trabalham com certificação digital.

Com um certificado digital, é possível emitir notas fiscais eletrônicas (NFS-e), assinar documentos, prescrever receitas, acessar sistemas on-line (como o da Receita Federal) e basicamente viabilizar quase todos os processos digitais, de uma forma segura, juridicamente reconhecida e extremamente ágil.

Porém, apesar de o certificado digital ter todas essas funções listadas, muitas empresas ainda não conhecem o serviço profundamente, ou acreditam que ele não tem muita coisa a acrescentar para o seu negócio. Isso não é verdade. Neste artigo, vamos falar de 6 benefícios do certificado digital, para pessoas físicas e jurídicas. Vem com a gente!

1) Mobilidade

Em um mercado de trabalho tão dinâmico, com reuniões, eventos e demais tarefas do dia-a-dia, é quase impossível ter tempo para fazer tudo o que precisamos. Por isso, qualquer tentativa de otimizar as funções que exercemos no cotidiano é extremamente válida. Nesse sentido, o certificado digital traz uma grande mobilidade para as operações.

Vamos dar um exemplo. Se você tem um negócio em Belo Horizonte -MG e atende um parceiro comercial em São Paulo -SP, a comunicação precisa ser um aspecto muito delicado dessa relação, afinal, as empresas estão em cidades diferentes. Muitas coisas precisam ser resolvidas presencialmente, mas outras podem ser resolvidas pela internet. É aqui que o certificado digital entra.

Com ele, é possível assinar contratos e documentos virtualmente. Você não precisa enviar um documento para o cliente, por correio. Basta encaminhar um arquivo, armazenado no computador, para finalizar a operação. 

Alguns certificados sequer possuem mídia física e podem ser armazenados em qualquer computador. É um recurso que traz muita flexibilidade para tarefas do dia a dia.

2) Agilidade

Ninguém aguenta burocracia. Todo mundo já passou por filas intermináveis, cadastros enormes e procedimentos desnecessários para resolver um simples problema. Em um mundo tão conectado, precisamos agilizar os processos do trabalho. O certificado digital é uma ótima ferramenta para isso.

Atualmente, o certificado digital pode ser criado e renovado totalmente on-line, com muita facilidade. O cliente e os representantes da empresa sequer precisam sair de casa. Prestadores de serviço podem emitir notas fiscais em poucos minutos, sem fila, sem grandes esperas. É um recurso que torna todos os processos mais dinâmicos.

Para empresas, especialmente, é um recurso que permite acesso mais rápido a órgãos oficiais, como a Receita Federal. Com o certificado digital, é possível obter pela internet informações que, antigamente, só eram adquiridas em um ponto presencial das instituições. Ou seja, você ganha tempo.

3) Segurança nas transações

Você deve estar se perguntando: “Certo, fazer transações e assinar documentos pela internet é muito bom, mas não preciso de um certificado digital para isso. Posso fazer de graça”. Na realidade, isso não acontece na prática, porque o certificado digital traz uma garantia de segurança que você não encontra em outros serviços.

O certificado digital é gerenciado e regulamentado pela ICP-Brasil, que cria todas as normas referentes ao funcionamento do serviço em território nacional. Além disso, há uma instituição que controla a parte tecnológica, o ITI, e toda uma cadeia de empresas, com funções diferentes, que coordenam o processo da ponta ao cliente final.

Hoje, os certificados digitais são juridicamente seguros e válidos. Empresas e pessoas físicas são totalmente resguardadas pela prática, justamente por conta dessa regulamentação. Os riscos da operação falhar, ou de sofrer um vazamento de dados, são infinitamente menores para quem usa certificado digital.

4) Acesso ao portal do governo

Por conta da segurança comprovada, o certificado digital foi adotado por empresas e instituições governamentais. Isso facilitou bastante a vida de empreendedores de todos os segmentos, que hoje conseguem ter acesso à informações valiosas, que antes eram controladas presencialmente.

Com um certificado digital, é possível ter acesso ao portal da Receita Federal, por exemplo, que carrega dados sensíveis de empresas e pessoas físicas. Esse acesso é feito por meio do Centro Virtual de Atendimento (e-CAC), site governamental que pode ser visualizado com CPF/CNPJ e certificado digital.

Também pode ser usado para acessar o e-Social, sistema do governo que gerencia serviços como a Declaração de Imposto de Renda, Relatório Anual de Informações Sociais (RAIS), e Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED). Várias instituições governamentais trabalham com a prática, agilizando os processos que antes eram mais lentos.

5) Economia

O quanto a sua empresa gasta com recursos logísticos, mensalmente? E por ano? Autenticação em cartório, emissão de documentos, visita ao cliente para assinatura de contrato… todos esses processos custam caro, especialmente quando são feitos repetidamente. O certificado digital permite que você economize em cada uma dessas ações.

Para levar um contrato ao cliente, por exemplo, você gasta o tempo de trabalho do colaborador, mas também gasta em recursos práticos (gasolina, almoço, emissão de papéis). Em processos digitalizados, isso pode ser reduzido consideravelmente.

Visitar o cliente é importante e algumas coisas realmente precisam ser resolvidas presencialmente, mas há muitos processos que podem ser facilitados quando são feitos on-line. O certificado digital proporciona isso, já que é possível resolver quase todas as pendências pela internet.

6) Evita o uso de papéis

Em um mundo com recursos escassos, as empresas estão cada vez mais preocupadas com a sustentabilidade. Precisamos reduzir a emissão de papéis, não só para reduzir custos e tornar tudo mais prático, mas também porque é o certo a se fazer, porque é um ato que ajuda o meio ambiente. A certificação digital também ajuda nesse sentido.

Com documentos assinados on-line, a necessidade de impressão é reduzida. Arquivos importantes podem ser enviados por e-mail. Receitas médicas podem ser prescritas de forma digital, com assinatura por meio de certificado. 

Contratos grandes, com muitas páginas, não precisam ser impressos. Não precisam de cópias físicas. Tudo vai para o digital. Assim, você ajuda a natureza e o caixa da sua empresa.

 

A Certidigi é expert em soluções digitais. Trabalhamos com a venda de certificados on-line, customizando o processo de acordo com as necessidades do seu negócio. Seja nosso parceiro! Saiba mais pelo site.

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