Existem muitos escritórios de contabilidade no mercado. Em um mar de empresas parecidas, é necessário encontrar formas criativas para se diferenciar, melhorando a gestão dos negócios, seja com técnicas administrativas, ou com novas tecnologias de mercado.

A gestão contábil vem absorvendo muitos conceitos e questões do empreendedorismo nos últimos anos. Criar um processo produtivo mais voltado para dados e resultados pode te ajudar a otimizar operações e alcançar melhores resultados.

Em um dia a dia tão corrido, que envolve clientes, orientações, treinamentos, e tantos outros processos complexos, é fundamental encontrar formas de acelerar o rendimento de todos os funcionários. Por isso, vamos listar cinco medidas para os contadores melhorarem sua gestão.

Essas medidas são direcionadas a aspectos variados. Algumas ações tem como objetivo mudar a forma de entrega dos serviços, tornando-a mais eficiente. Outras são formas de aprimorar o desempenho dos colaboradores, elevando a performance para obter um processo produtivo menos burocrático. Vamos lá!

1) Investindo nos colaboradores

Um escritório de contabilidade deve investir fortemente em seus colaboradores para alcançar melhores resultados. A capacitação de profissionais pode parecer um investimento sem retorno à primeira vista, mas com o tempo, os resultados obtidos são impressionantes.

Essa capacitação pode ser oferecida por meio de cursos e eventos, que podem mostrar aos colaboradores como outras grandes empresas do mercado atuam. É importante estar atualizado para as tendências da contabilidade e ter uma equipe que se preocupa com isso é essencial para o crescimento.

Ter uma equipe de contadores generalistas não é o ideal. É preciso ter especialistas em áreas mais específicas, para construir um quadro de funcionários completo. Também é fundamental que suas equipes estejam integradas em todos os projetos. A comunicação eficiente é obrigatória para qualquer empresa.

O monitoramento de resultados também é essencial para elevar o nível de entrega dos colaboradores. É preciso ter gestores competentes, que acompanham todos os processos, para não deixar o nível cair em nenhum segmento da empresa.

2) Automatizando os processos

Já foi o tempo em que processos metódicos eram considerados algo positivo. Hoje, o foco está em otimizar as operações do dia a dia o quanto antes. Para eliminar etapas burocráticas dos processos, você pode adotar práticas do design thinking ou ideias de uma produção lean office (escritório enxuto) em sua empresa.

Eliminar recursos desnecessários e tarefas sem retorno é o primeiro passo para otimizar um processo. Antes de dar início a uma ação, avalie: isso realmente vai trazer retorno para a minha empresa e para o cliente?

Mapear todos os processos, entendendo para o que servem, o quanto de mão de obra precisam e qual o custo, é essencial para reduzir os custos e acelerar qualquer operação.

Softwares de gestão de projetos podem te ajudar nesses quesitos, mas só isso não é suficiente. Existem questões mais simples, como a preocupação com a qualidade do ambiente de trabalho e a ergonomia, por exemplo, que também precisam ser consideradas.

Se o seu ambiente de trabalho não é confortável e não oferece todas as ferramentas que o seu colaborador precisa, como é possível acelerar os processos? Como entregar serviços melhores, mais rápido, sem os atalhos necessários para isso?

3) Tecnologia e ferramentas de gestão

Não dá para ser uma empresa de contabilidade moderna sem investir em um software contábil de ponta. Esse tipo de tecnologia é o que vai fazer com que sua gestão atinja outro nível. Além disso, são recursos como esses que vão te ajudar a fazer uma boa captação e gestão de clientes.

Hoje, temos softwares que fazem a leitura de documentos, mapeiam dados, realizam conciliação bancária, padronização e análise de lançamentos, entre outros serviços, que vão facilitar os processos da sua empresa rapidamente. 

Além disso, você consegue gerenciar toda a movimentação financeira, como contas que devem ser pagas, impostos (PIS, Cofins, etc.), entre outras operações que são otimizadas com softwares de gestão. 

É claro que só a tecnologia não basta. É preciso ter talento, colaboradores competentes que saibam gerir esses processos sem deixar a produtividade cair. Uma boa equipe de tecnologia é essencial para fazer um software de gestão funcionar em todo o seu potencial.

4) Transparência com o cliente

A relação entre uma empresa e um cliente não pode ser distante. Para ter sucesso na entrega e deixar o cliente satisfeito antes mesmo da execução do serviço, é importante demonstrar transparência e construir uma relação de confiança.

O cliente deve estar por dentro dos processos produtivos da sua empresa. Deve entender como eles funcionam, mesmo que superficialmente, para saber exatamente o custo de cada etapa e a dificuldade que ela demanda.

Isso traz uma valorização do trabalho executado, que vai fazer com que o seu cliente entenda melhor o rumo que o serviço está tomando, facilitando a tomada de decisões.

5) Gestão de dados

Mensurar o trabalho apenas pelo “feeling” não é uma opção em um mundo moderno, cercado de tecnologias de medição de desempenho. Para enxergar melhor os resultados da operação e definir os próximos rumos, é preciso medir o trabalho por métricas factíveis.

Com uma boa gestão de dados, você consegue entender quais são os pontos fortes e fracos do serviço que está entregando ao cliente. Isso dá as ferramentas para que a empresa se torne menos generalista, e mais personalizada, na sua relação com o cliente.

Se você sabe, por meio de dados concretos, onde estão os lucros e prejuízos do seu cliente, você pode tomar as medidas corretas para corrigir o que precisa de alterações imediatas. 

Dados servem para medir números relacionados às vendas, desempenho individual e coletivo, produtividade, e muito mais. É uma forma eficaz e completa de tornar a sua gestão mais eficiente.

A contabilidade é um segmento que está sempre em evolução, mesmo contando com práticas que são executadas há décadas. Sem essa atualização, uma empresa não consegue evoluir. Por isso, é importante captar técnicas e metodologias de outros mercados, para crescer organicamente, sem perder a essência.

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